Edição: Scriptum
A Prefeitura de Palhoça, administrada por Camilo Martins (PSD), foi selecionada pelo Programa Agenda Ambiental na Administração Pública (A3P), promovido pela ONU Meio Ambiente e pelo Ministério Público do Meio Ambiente, pela implantação de uma “gestão inovadora e sustentável”. O município foi classificado em duas categorias – “Uso racional do papel” e “Tecnologia da Informação aplicada à sustentabilidade” –, com o projeto Plataforma 1Doc.
A Agenda Ambiental na Administração Pública (A3P) é um programa do Ministério do Meio Ambiente que pretende estimular os órgãos públicos do país a implementarem práticas de sustentabilidade. A adoção da A3P demonstra a preocupação do órgão em obter eficiência na atividade pública enquanto promove a preservação do meio ambiente.
O programa recebeu 297 inscrições, das quais foram selecionadas 125 práticas com experiências e resultados positivos comprovados durante sua implementação em órgãos públicos ou na execução de políticas públicas. Entre as entidades selecionadas, Palhoça se destaca em duas categorias, com o projeto que visa a sustentabilidade e a inovação.
Em Santa Catarina, a administração pública de Palhoça foi a única selecionada nas duas categorias. O prefeito Camilo Martins comemorou a classificação do projeto pela relevância das iniciativas adotadas desde 2015, o que resulta em economia de recursos públicos e benefícios ao meio ambiente. “Com a eliminação de etapas burocráticas, uma conhecida marca de lentidão no serviço público, estamos agilizando os trabalhos internos, melhorando o atendimento, beneficiando o meio ambiente e, principalmente, economizando. Comprovadamente, estamos economizando cerca de R$ 180 mil com a redução do uso de papel e impressão. É dinheiro que podemos investir em outras áreas”, afirmou o prefeito.
Plataforma 1Doc
Desde fevereiro de 2015 a Prefeitura de Palhoça utiliza a plataforma web de gestão 1Doc Governo para a comunicação interna e externa, como medida eficiente e sustentável. O objetivo é, justamente, reduzir gastos e eliminar a burocracia, o que inclusive ajudou a superar dificuldades impostas pela recessão econômica, com a significativa contenção resultante da não utilização de papel e outros produtos de escritório.
Como resultados podem ser citadas a simplificação das pequenas rotinas, garantindo mais agilidade na tomada de decisão; redução de tempo nos processos e nos ruídos de comunicação interna; maior taxa de engajamento dos servidores; redução significativa de papéis e, consequente, economia com esses insumos; economia de aproximadamente R$180 mil com a utilização da ferramenta.
Com mais de 800 usuários, a plataforma 1Doc teve larga adesão entre os servidores da Prefeitura de Palhoça. Na época de lançamento da plataforma, foram quatro dias com capacitações focadas em comunicação organizacional e atendimento à população. “Todos os setores do órgão atualmente se comunicam na mesma plataforma, gerenciando os documentos e as demandas do dia a dia”, comenta Cristina Schwinden Schmidt, secretária de Administração.
18 mil atendimentos
O conceito envolve circulares, memorandos internos, registros de atendimentos, protocolos e ouvidorias de forma eletrônica, diminuindo a dependência das impressões e melhorando o atendimento à população. Até o início de 2018 foram aproximadamente 500 mil documentos gerados e migrados pela plataforma, média de 600 emissões por dia e mais de 12 mil atualizações ao mês. São quase 3 milhões de visualizações e mais de 88 mil arquivos anexados, totalizando mais de 18 mil pessoas atendidas.
