Muitas das medidas tomadas pelo prefeito de Londrina, Alexandre Kireeff, do PSD, não aparecem para o público. São processos internos, têm pouca visibilidade e praticamente nenhum espaço na mídia.
Uma dessas medidas trata da redução do uso de papel. Desde o início da gestão de Kireeff a Prefeitura busca substituir os impressos por processos modernos como a digitalização de documentos. Scanner de microfilme, scanner A3 e scanner A4 são utilizados para agilizar a busca da informação e preservação do passivo de documentos.
Desde o ano passado está em atividade um desses aparelhos, o scanner de microfilme, que fornece dados e informações de maneira digital, extraídos dos arquivos que estão em suporte de microfilme, tanto a quem reside em Londrina quanto a quem mora em outra cidade. A meta é reduzir rapidamente o consumo de papel, embora por um bom tempo não se poderá prescindir desse meio.
Os benefícios dessa substituição são muitos: redução de custos, segurança nos arquivos, redução de riscos – como sinistros e deterioração do papel –, rapidez na pesquisa e emissão de documentos, redução dos espaços ocupados por caixas e mais caixas de arquivos, segurança da informação para as pessoas. E uma contribuição ambiental fantástica. A redução do uso da matéria-prima celulose, utilizada na fabricação do papel, é um ponto a ser prezado na troca pela tecnologia digital.
O técnico de gestão pública Márcio Horaguti, um entusiasta da modernização, diz que o emprego de novas técnicas já avança em algumas áreas no arquivo público através da digitalização de acervos da Secretaria de Fazenda e Controladoria, entre outros. Novas medidas processuais vêm sendo adotadas para que os papéis sejam substituídos por processos digitais, inclusive com assinaturas eletrônica.
Ele diz que a redução do consumo de papel pode ocorrer em todos os setores, pela substituição e, de imediato, pela racionalização no uso – medida que faz parte de um contexto amplo de racionalidade e economia de custos na Prefeitura de Londrina. “É com o dinheiro da economia de custeio dentro da Prefeitura que se faz melhorias na saúde, nas escolas e se contrata mais médicos e professores”, disse recentemente o prefeito Kireeff, ao comentar melhorias na Educação e contratação de professores e médicos.
Os arquivos de documentos representam cerca de 40 mil caixas, somando aproximadamente 32 milhões de páginas. Para alocar tudo isso em um único espaço seriam necessários mais de 1.000 m² de área.
Menos papel
No ano passado – ao montar uma estratégia de economia dos gastos públicos e agilizar o atendimento – o prefeito Alexandre Kireeff se impressionou com a quantidade de papel que a Prefeitura vinha gastando: cerca de 1,5 milhão de folhas/mês. O prefeito determinou medidas de redução e o planejamento para a imediata substituição de papéis por tecnologia digital. A substituição não ocorre do dia para a noite, mas está avançando. É um bom investimento.
Ao visitar esta semana o Arquivo Público, o prefeito em exercício, Guto Bellusci, também mostrou preocupação com a conservação e preservação de documentos. A economia de papel é um assunto de gestão e a substituição do impresso é uma meta a ser perseguida e ela está avançando na administração Kireeff.
